1.Kertas kerja pemeriksaan terdiri dari semua dokumen yang dibuat sendiri
dan juga yang diperoleh dari hasil kerja auditor sebagai dasar informasi
yang dipakai untuk membuat suatu kesimpulan dan opini.
Dokumen yang berisi seluruh informasi yang diperoleh, analisis yang dibuat, dan kesimpulan yang didapat selama melaksanakan audit. Kertas kerja pemeriksaan terdiri dari semua dokumen yang dibuat sendiri dan juga yang diperoleh dari hasil kerja auditor sebagai dasar informasi yang dipakai untuk membuat suatu kesimpulan dan opini.1. Kertas Kerja Pemeriksaan
2. Kegunaan kertas kerja pemeriksaan adalah sebagai berikut:
- Bahan bukti dalam memebrikan pendapat dan saran perbaikan (audit report).
- Membantu dalam merencanakan, menjalankan, dan mereview proses audit.
- Memungkinkan atasan untuk langsung menilai bahwa pekerjaan yang didelegasikan telah dilaksanakan dengan baik.
- Membantu auditor untuk menilai hasil kerja yang telah dilakukan sesuai dengan rencana, dan mencangkup semua aspek finansial serta operasional yang dapat dijadikan pedoman untuk memebrikan pendapat dan saran perbaikan.
- Sebagai dasar bahwa prosedur audit telah diikuti, pengujian telah dilakukan, sebab-sebab masalah diketahui, dan akibat dari masalah diungkapkan untuk mendukung pendapat (opini) dan saran (perbaikan yang diberikan).
- Memungkinkan staf auditor lain untuk dapat menyesuaikan dengan tugas yang diberikan dari periode ke periode sesuai dengan rencana penggatian staf audit.
- Sebagai alat bantu untuk mengembangkan profesionalisme bagi Internal Audit Division.
- Menunjukkan kepada pihak lain bahwa suatu pekerjaan audit telah dilaksanakan sesuai dengan standar keahlian yang dimiliki oleh staf audit hingga laporan evaluasi akhir yang sesuai dengan “audit proses”.
3. Isi dan bentuk kertas kerja pemeriksaan
a. Isi dan bentuk kertas kerja tidak dapat ditentukan secara pasti dan standar karena sangat bergantung pada jenis pemeriksaan yang dilakukan serta tujuan dibuatnya kertas kerja. Meski demikian, kertas kerja pemeriksaan harus mencangkup aspek:
- Perencanaan
- Pengujian dan evaluasi atas kecukupan dan keefektifan dari sistem internal control yang ada
- Audit prosedur yang telah dijalankan, informasi yang telah didapat, dan kesimpulan yang diambil
- Review
- Reporting
- Follow up
b. Kertas kerja harus lengkap, termasuk bukti pendukung untuk mendapatkan suatu kesimpulan.
c. Selain hal-hal di atas, kertas kerja juga menyampaikan:
- Dokumen perencanaan dan audit program
- Control questionnaire, flowchart, checklist, dan narrative
- Catatan dan memo hasil interview
- Data organisasi, misalnya struktur organisasi dan job description
- Fotokopi dari kontrak-kontrak dan perjanjian penting
- Informasi tentang kebijakan operasional dan financing
- Hasil dan evaluasi atas kontrol yang ada
- Surat konfirmasi
- Analisis atas transaksi, proses, dan saldo akun
- Hasil dari prosedur analytical review
- Audit report dan komentar manajemen
- PICA dari Auditee
d. Media kertas kerja dapat berbentuk: kertas, disket, foto maupun media lainnya.
e. Jika auditor menggunakan informasi keuangan dalam laporannya, maka kertas kerja harus mendokumentasikan dokumen akuntansi yang dipakai atau rekonsiliasi atas data tersebut.
f. Kertas kerja dapat dikategorikan sebagai permanent file dan current file.
4. Persiapan pembuatan kertas kerja
- Kertas kerja “audit” harus rapi, jelas, ringkas dan komentar yang disampaikan harus bersifat umum tetapi yang dapat diterima. Hindari pernyataan atas praduga yang tanpa dasar; semua komentar harus didukung dengan data dan fakta.
- Memanfaatkan laporan, daftar dan schedule yang dibuat oleh petugas dari perusahaan (yang sedang diaudit) sangat membantu ketimbang menyalin kembali dan menyesuaikannya dengan bentuk kertas kerja (standar audit working, paper), dengan catatan bahwa kertas kerja tersebut sudah di-review, diberi tanda oleh staf yang mengerjakan, serta tanggal (sama seperti kertas kerja yang umum) dibuat oleh staf audit, dan ini merupakan bagian dari kertas kerja auditor.
- Kertas kerja harus dibuat dan disesuaikan dengan standar formulir yang tersedia. Penyajian yang lebih jelas dan keterangan yang rinci harus dibuat sebagai dokumen pendukung yang disajikan secara terpisah, dan merupakan satu kesatuan dengan kertas kerja induk (harus ada “cross reference”).
- Sebagian kertas kerja hanya akan memuat daftar pertanyaan atau catatan-catatan atas diskusi yang telah dilakukan sebelumnya, hal yang sangat penting adalah menyediakan tempat yang cukup dalam kertas kerja untuk membuat catatan-catatan penting agar sesuatu yang dievaluasi/diperiksa diketahui dengan jelas.
- Semua schedule/ daftar-daftar dan kertas kerja harus dapat dikaitkan satu sama lain sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi, dan dapat dijadikan sebagai sumber informasi.
5. Filling
Semua kertas kerja audit harus di-file berurutan sesuai dengan indeks yang diberikan. Setiap file kertas kerja harus dapat diidentifikasikan, dan pada halaman pertama tertera:
- Index File-file reference
- Nama Perusahaan
- Subjek yang diaudit
- Tempat
- Tanggal kunjungan hingga selesai
- Tanggal laporan
- Nomor file (jika ada lebih dari satu file)
6. Pengawasan dan pengamanan
- Kertas kerja yang berisi informasi rahasia perlu dijaga, diamankan, dan disimpan pada tempat yang tidak mudah diambil atau dibaca oleh staf lain, atau orang yang tidak mempunyai kepentingan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh Internal Audit. Setiap staf Internal Audit wajib menjaga dan mengamankan kertas kerja secara terus menerus.
- Jika file kerja (audit working paper file) hilang, hal ini harus segera dilaporkan kepada Coprporate Controller.
- Setiap tugas yang telah selesai, semua audit file, harus dikembalikan pada tempat yang telah disiapkan.
7. Review Procedure
Semua kertas kerja harus di-review:
- Diparaf/diberi tanda pada setiap kertas kerja oleh staf yang diberi tanggung jawab penugasan (staf/Person in Charge).
- Secara berkala di-review oleh Corporate Controller.
- Kesimpulan yang diperoleh atas hasil audit harus diungkapkan, sedangkan file kertas kerja umumnya berisikan bukti-bukti yang menyatakan bahwa pekerjaan audit telah selesai dan telah di-review oleh staf yang bertanggung jawab, serta semua masalah telah diungkapkan.
8. Standar kode audit (audit tick mark)
- Kode/tanda telah diperiksa (audit ticks) merupakan standar yang lazim dipakai oleh auditor dalam melaksanakan tugas dengan maksud untuk menghemat waktu. Semua kode yang digunakan harus diberi penjelasan di dalam kertas kerja dan harus ada hubungan dengan “Audit Program”, serta sebagai pembuktian atas pekerjaan yang telah dilakukan (audit procedure).
- Standar kode audit sebagai berikut:
Catatan:
Kode audit harus ditempatkan pada angka di mana telah dilakukan pemeriksaan sesuai dengan audit prosedur/program, atau, jika tidak dilakukan prosedur pemeriksaan, sebaiknya pemberian tanda tersebut diabaikan.
Pada saat memberikan kode pada buku besar (ledger cards=general ledger), jurnal entry, dan dokumen lainnya disarankan menggunakan pulpen merah dan memberi tanda kecil yang terlihat jelas.
Penggunaan kode audit pada kertas kerja harus disertai dengan penjelasan tentang dokumen apa yang diperiksa dan dokumen apa yang tidak tersedia. Sementara itu, transaksi yang terjadi sebagai dasar pemeriksaan harus dibuatkan kertas kerja. Jika didapatkan suatu pencatatan atas transaksi yang tidak umum/wajar, dokumen tersebut sebaiknya di-fotokopi dan ditelusuri hingga ke dokumen asli atas transaksi tersebut untuk diyakinkan kebenarannya, dan dokumen itu harus di-file sebagai salah satu kertas kerja.
9. Audit file yang permanen (permanent file)
a. Permanent file terdiri dari berbagai macam schedule dan ada hubungannya dengan setiap pelaksanaan audit, yang pada umumnya dapat digabungkan menjadi satu dengan permanent file. Schedule atau daftar yang diperoleh harus berupa sumber informasi yang berhubungan dengan aktivitas, kelangsungan bisnis perusahaan, sistem, prosedur, dan ketentuan/kebijaksanaan lain yang sangat penting untuk kepentingan audit.
b. Isi permanent file harus selalu di-review dan di-update pada setiap pekerjaan audit yang dilakukan dan harus mengacu pada situasi terkini.
c. Dalam meng-update permanent file, beberapa dokumen (system and procedure, peraturan perusahaan, peraturan pemerintah dan pajak, dan lain-lain) kemungkinan sudah tidak relevan lagi dengan kondisi terkini dan masa yang akan datang. Jika ada beberapa dokumen yang didapat sebagai bagian dari kertas kerja untuk pelaksanaan audit saat ini masih dapat dikaitkan dengan permanent file, dokumen ini harus di-file secara terpisah di dalam permanent audit file yang baru.
d. Isi dari permanent audit file pada umumnya adalah sebagai berikut:
- Struktur organisasi perusahaan
- Daftar kantor-kantor cabang dan lokasinya
- Daftar sewa beli serta sewa dan biaya yang dibayarkan
- Daftar polis asuransi
- Daftar personil perusahaan (level manajemen)
- Daftar tanda tangan dari personel yang diberi wewenang serta batasan wewenang
- Contoh tanda tangan
- Daftar nama bank
- Daftar petty cash yang diberikan kepada departemen/cabang
- Daftar evaluasi pengendalian intern (internal control evaluation questionnaire)
- Buku petunjuk operasional, finance, and accounting
- Chart of account
- Flowchart/arus dokumen semua departemen
- Daftar dokumen penjualan (perjanjian), kontrak, dan standar perjanjain-perjanjian yang ada dalam perusahaan (peraturan kepegawaian)
- Rencana audit yang akan datang
10. Manfaat meng-update permanent file antara lain:
- Permanent file menyajikan hubungan antara audit yang sekarang dan audit yang lalu. File ini memungkinkan auditor sekarang untuk mendapat gambaran tentang bagaimana proses audit yang lalu dilaksanakan. Hal ini akan menentukan cara pelaksanaan audit sekarang.
- Permanent file mencangkup rencana audit yang dibuat pada awal audit dan revisi-revisinya serta pertimbangan dalam merevisi. Hal ini akan memudahkan pembuatan perencanaan audit sekarang dan/kemudian hari.
- Permanent file adalah aset yang berharga bagi auditor untuk menghemat waktu, terutama untuk auditor yang kurang mengenal aktivitas perusahaan yang diaudit.
11. Current working paper (current file)
Current file dibuat setiap melaksanakan audit. Kertas kerja ini harus dibuat dengan jelas dan secara eksplisit memberikan informasi berikut:
- Hasil review dari internal control dan pengembangan dari sebuah rencana audit atau update dari planning.
- Korespondensi dari Auditee untuk memulai suatu audit, konfirmasi, memvalidasi temuan, dan mengonfirmasi semua tindakan perbaikan yang diambil.
- Melakukan suatu tes untuk mencapai tujuan audit yang telah diidentifikasi.
- Kesimpulan yang diambil oleh auditor dari hasil kerja.
- Audit report dan distribusinya.
12. Menjernihkan temuan pemeriksaan
Temuan pemeriksaan harus didiskusikan dengan karyawan yang bersangkutan dan juga atasan langsung pada perusahaan yang sedang diaudit. Di dalam diskusi tersebut, perhatian atas masalah yang ditemukan harus merupakan bagian dari sasaran yang ingin dicapai oleh atasan tersebut dan bukan menyalahkan karyawan karena yang bersangkutan melakukan kekeliruan. Jika ditemukan solusi untuk memperbaiki catatan atau operasi perusahaan, maka harus segera dilaksanakan, bila semua pihak telah setuju, dengan membuat catatan terpisah dari perubahan tersebut dan melaporkannya bersamaan dengan laporan audit. Tambahan saran perbaikan akan melindungi kedua belah pihak: internal auditor dan pihak yang diperiksa (Auditee).
13. Laporan perkembangan (progress report)
Untuk pemeriksaan yang membutuhkan awaktu cukup panjang, laporan perkembangan pemeriksaan harus dibuat sehingga President Director/President Commissary bisa mengetahui perkembangan proses audit yang berlangsung (exceptions noted, recommendation).
Disarikan dari buku: Pedoman Audit Internal, Penulis: Alfred F. Kaunang, Hal: 50-59.