Makassar,
22 April 2014
No : 01/KAP/IV/2014
Lampiran : 3
eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada
Yth,
Direktur PT Indojewel
Di Makassar
Kami telah melakukan audit atas program pelatihan karyawan yang
telah dilakukan PT Indojewel pada tahun 2008. Audit
kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan
keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas
laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Program
Pelatihan Karyawan yang dilakukan oleh PT Indojewel.
Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomis (kehematan), efisiensi (daya
guna), dan efektivitas (hasil guna). Program pelatihan karyawan yang dilakukan
dan memberikan saran perbaikan atas ketidakmampuan program tersebut di dalam
meningkatkan keterampilan karyawan yang menyebabkan terjadinya kegagalan
produksi dan kelemahan program tersebut, sehingga
diharapkan di masa yang akan datang perusahaan dapat dicapai perbaikan atas
kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis,
efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit
kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
Bab
I : Informasi Latar Belakang
Bab
II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab
III : Rekomendasi
Bab
IV : Ruang
Lingkup Audit
Dalam
melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja
sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan
dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas
kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik & Management Consultant Rawiatmaja &
Partner
Tn.Kris Palguna
BAB
I
INFORMASI
LATAR BELAKANG
PT Indojewel berlokasi di Jl. Mallengkeri No. 17A-B Makasar,
didirikan tanggal 31 Oktober 1992 oleh para pendiri yang terdiri atas :
1.
Tn. Kevin
Suparno
2.
Tn. Cecep
Mulyadi
3.
Nn. Sandra
Gultom
4.
Tn. Steve
Handayana
5.
Tn. Syam
Nugroho
PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara
dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang
terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari
pasar dalam negeri. Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar
750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi
budidaya mutiara dan cleaning service diseluruh divisi
perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan
pemerintah. Menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi
sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 miliar untuk
membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh
divisi kedalam satu rangkaian oprasi dan sistem pelaporan. Pelatihan karyawan
yang dilakukan PT. Indojewel bersifat situasional, sesuai dengan permintaan
manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.
Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut :
1.
Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno
2.
Direktur Akuntansi
dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi
3.
Direktur
Pemasaran : Nn. Sandra Gultom
4.
Direktur
Produksi : Tn. Steve Handayana
5.
Manajer Sumber
Daya Manusia : Tn. Syam Nugroho
Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :
1.
Menilai tingkat
kegagalan produksi disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam
mengoperasikan mesin baru.
2.
Menilai program
pelatihan karyawan yang dilaksanakan belum mampu meningkatkan keterampilan
karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.
3.
Memberikan
berbagai saran perbaikan atas kelemahan dari Program Pelatihan Karyawan yang
ditemukan oleh auditor.
BAB
II
KESIMPULAN
AUDIT
Berdasarkan
temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut :
Kondisi:
1.
Mesin baru yang
digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk
memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual
tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi
mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah
pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada
manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan
pelatihan sampai pada praktik lapangan.
2.
Perusahaan
tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan
berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat
tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang
sesungguhnya dibutuhkan karyawan.
3.
Perusahaan
hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba
bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan
didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar
650,75 miliar.
4.
Tidak ada
penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau
catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang
telah dilakukan.
5.
Dari hasil
kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun
2008 diperoleh temuan sebagai berikut:
a.
Sebesar 35%
dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk
meningkatkan keterampilan.
b.
Sebesar 12,5%
peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.
c.
Hanya sebesar
35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.
d.
Sebesar 80%
peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu
bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.
6.
Sebanyak 40%
kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan, dan
25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang
terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.
7.
Pengembalian
produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total
penjualan Rp 7,5 triliun.
Kriteria:
1.
Tujuan pelatihan dan pengembangan
karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer
lini. Tujuan pelatihan adalah untuk :
a)
Meningkatkan keterampilan
karyawan.
b)
Menurunkan kegagalan produk
sampai pada tingkat 2,5%.
c)
Menurunkan pemborosan penggunaan
sumber daya.
d)
Menurunkan kecelakaan kerja
karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap
pekerjaannya.
2.
Rencana pelatihan dan
pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan
anggaran perusahaan.
3.
Program pelatihan dirumuskan
berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program
ditetapkan. Identifikasi meliputi :
a)
Penentuan jenis dan bentuk
keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.
b)
Melakukan penilaian secara
periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.
c)
Melakukan penilaian terhadap
pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan
pelatihan berikutnya.
d)
Melakukan benchmarking pada
industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan
pengembangan.
4.
Pengelolaan pelatihan karyawan
harus didukung anggaran yang memadai.
5.
Laporan biaya kualitas harus
terdokumentasi untukk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam
meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.
Penyebab:
1.
Rencana pelatihan baru dibuat
setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan sehingga diketahui bahwa
perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program
pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam
waktu singkat tanpa melalui identifikasi untuk menentukan identifikasi untuk
menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para karyawan.
2.
Program pelatihan disusun
berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan
disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan
Keuangan.
3.
Belum tersedia suatu sistem
review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan
efisiensi pelaksanaan pelatihan.
4.
Pelatihan yang dilakukan hanyalah
bersifat pelatihan klasikal di kelas
pelatihan. Setelah dilakukan konfirmasi kepada manajer SDM, diperoleh informasi
bahwa tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik
lapangan sebab pada kenyataannya, perusahaan hanya menganggarkan biaya
pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun
sebelumnya.
Akibat:
1. Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan
karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan
dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru
2. Banyaknya produk gagal dalam proses produksi
sehingga volume atau output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada
kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang
dihasilkan
3. Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam
peningkatkan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan
karyawan
4. Menurunnya volume penjualan akibat
besarnya pengembalian produk oleh pelanggan
Pejabat yang bertanggungjawab:
1.
Direktur Akuntansi dan Keuangan
2.
Direktur Produksi
3.
Manajer SDM
DAFTAR
RINGKASAN TEMUAN AUDIT
|
No
|
Kondisi
|
Kriteria
|
Penyebab
|
Akibat
|
|
1
|
Perusahaan tidak
memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan
|
Rencana
pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama
dengan penyusunan anggaran perusahaan
|
Rencana
pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan
|
Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga
tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran
karyawan dalam mengoperasikan mesin baru
|
|
2.
|
Perusahaan
hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba
bersih setelah pajak tahun sebelumnya
|
Pengelolaan pelatihan karyawan
harus didukung anggaran yang memadai
|
Program
pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan
pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui
oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan.
|
Ketidaktuntasan
program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada
ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru
|
|
3.
|
Pertanggungjawaban
atas Program Pelatihan Karyawan tidak dapat dilakukan
|
Laporan biaya
kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik
dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan
|
Belum
tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang
penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan
|
Tidak ada
informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan kualitas produk yang
dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan
|
|
4.
|
Dana tidak
mencukupi untuk melakukan program Pelatihan Karyawan
|
Pengelolaan
pelatihan karyawan harus didukung dengan anggaran yang memadai
|
Program
pelatihan yang dilakukan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui
oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan
|
Tidak
tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihansampai pada praktik pelatihan
sehingga pelatihan yang dilakukan hanya merupakan pelatihan klasikal di kelas
|
|
5.
|
Biaya kegagalan
produk yang terjadi pada tahun 2008 Mencapai Rp 825,25 juta.
|
Tujuan pelatihan dan
pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke
seluruh manajer lini untuk
Menurunkan kegagalan produk
|
perusahaan tidak memiliki
rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan
permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa
melalui identifikasi untuk menentukan identifikasi untuk menentukan pelatihan
apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para karyawan.
|
Banyaknya
produk gagal dalam proses produksi sehingga volume atau output produksi
menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi tanpa
peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan
|
|
6.
|
Pengembalian
produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5%
|
Tujuan pelatihan dan
pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke
seluruh manajer lini untuk
Menurunkan kegagalan produk
|
perusahaan tidak memiliki
rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan
permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa
melalui identifikasi untuk menentukan identifikasi untuk menentukan pelatihan
apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para karyawan.
|
Menurunnya volume penjualan akibat besarnya pengembalian produk
oleh pelanggan
|
BAB
III
REKOMENDASI
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus
menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini
dikelompokkan menjadi 2 (dua), yaitu :
1.
Kelemahan yang
terjadi karena program pelatihan karyawan belum mampu meningkatkan keterampilan
karyawan di dalam memproduksi barang
2.
.Kelemahan atas kurangnya evaluasi atas peningkatan hasil
program pelatihan karyawan guna kepentingan peningkatan kualitas produk yang
dihasilkan
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi
sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang dapat diambil oleh manajemen untuk
memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi :
1.
Perusahaan harus memberikan anggaran yang memadai untuk program
pelatihan karyawan agar program tersebut terlaksana hingga tuntas sehingga
peningkatan keterampilan karyawan atas pengoperasian mesin baru sesuai dengan
yang diharapkan.
2.
Perusahaan
harus menyusun rencana pelatihan dan pengembangan karyawan secara periodik
bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.
3.
Perusahaan
harus membuat penilaian keberhasilan atas Program Pelatihan Karyawan sebagai
evaluasi bagi Perusahaan itu sendiri.
4.
Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara
periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.
5.
Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi sebagai umpan balik
atas peningkatan kualitas dan produk yang dihasilkan supaya terjadi penurunan
yang signifikan atas kegagalan produk dan pengembalian produk oleh pelanggan
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya
ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami
mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Produksi Perusahaan di
masa yang akan datang.
BAB
IV
RUANG
LINGKUP AUDIT